Wertschätzende Mitarbeitergeschenke - 5 Schritte zum Erfolg

Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verzichten wir in diesem Blogbeitrag auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d). Sämtliche Personenbezeichnungen schließen gleichermaßen alle Geschlechter mit ein.

1. Anlass für die Mitarbeitergeschenke identifizieren

Fragt euch zunächst, zu welchem Anlass ihr eure Mitarbeiter beschenken möchtet? Bedenkt ihr alle oder einzelne Mitarbeiter? Typische Anlässe für ein Geschenk an mehrere Mitarbeiter oder gar die ganze Belegschaft sind z.B.:

• Weihnachten 2024
• Firmenjubiläum
• Geschenk bzw. Aufmerksamkeit zu einem Teamevent
• Carepaket für digitale Veranstaltungen
  
• Geschenk im Rahmen einer Festivität, wie z.B. zum Sommerfest oder zur Weihnachtsfeier
• Aufmerksamkeit zu Feiertagen wie Ostern oder Nikolaus
• Danke sagen - das kann ein allgemeines Dankeschön zum Zeichen der Wertschätzung oder ein explizites Dankeschön aufgrund besonderer Herausforderungen sein, z.B. durch die Corona-Pandemie oder eine Umstrukturierung im Unternehmen.

Geschenke an nur einzelne Mitarbeiter stehen oft in Zusammenhang mit persönlichen Anlässen und können z.B. sein:

• Onboarding-Geschenk beim Unternehmenseintritt neuer Mitarbeiter ("Welcome" zum ersten Arbeitstag)
  
• Beförderung
• Dienstjubiläum
• Hochzeit
• Geburt eines Kindes
• Runde Geburtstage
• Abschiedsgeschenk zum Unternehmensaustritt
• Verabschiedung in den Ruhestand

Gut zu wissen: Der Begriff "persönlicher Anlass" ist steuerrechtlich geprägt. Weitere Infos hierzu findet ihr in unserem Blogbeitrag "Wie werden Geschenke an Mitarbeiter versteuert?".

2. Budget für die Mitarbeitergeschenke festlegen und steuerliche (Frei-)Grenzen beachten

Im zweiten Schritt solltet ihr euch überlegen, wie viel Budget euch je Geschenk zur Verfügung steht bzw. was ihr ausgeben möchtet. Beachtet hierbei, ob ihr den Betrag netto oder brutto kalkuliert und ob noch Versandkosten hinzukommen.

Klar, die Höhe des Budgets hängt mit der jeweiligen finanziellen Situation des Unternehmens zusammen. Darüber hinaus sind jedoch ebenfalls die steuerrechtlichen Regelungen entscheidend.

Denn: Geschenke an Mitarbeiter können in vielen Fällen steuervergünstigt oder sogar steuerfrei gewährt werden. Aber wie werden Geschenke an Mitarbeiter versteuert und wann sind sie steuerfrei und wann sind sie nicht steuerfrei? Das ist ein so komplexes Thema, dass wir ihm einen eigenen Blogartikel gewidmet haben

In diesem Artikel erläutern wir die Steuerfreigrenzen für Mitarbeiterschenke und geben euch eine Übersicht darüber, wie Geschenke an Mitarbeiter versteuert werden.

3. Zeitplanung - ausreichend Vorlaufzeit für die Mitarbeitergeschenke einplanen

Abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter eures Unternehmens kann es sinnvoll sein, jährlich, quartärlich oder monatlich eine Planung der benötigten Geschenke aufzustellen; zumindest für die Anlässe, die bereits bekannt sind wie z.B. ein Firmenjubiläum, Weihnachten 2024, die Dienstjubiläen einzelner Mitarbeiter, Verabschiedungen in den Ruhestand, Dankeschön als Zeichen der Wertschätzung etc.

Gerade, wenn ihr mehrere Mitarbeiter auf einmal oder gar das ganze Unternehmen beschenken möchtet, ist es wichtig, dass ihr nicht zu spät mit der Planung beginnt und ausreichend Vorlaufzeit einplant. Die Geschenke müssen ausgesucht, bestellt, verpackt und ggf. versendet werden. Hierfür benötigen zum einen eure Lieferanten Zeit, aber auch ihr solltet eure Arbeitszeit einplanen. Erfahrungsgemäßg wird oft unterschätzt, wie viel Zeit das Verpacken und die Vorbereitung für einen etwaigen Versand in Anspruch nimmt. 

4. Inhalt und Verpackung des Geschenks planen

Welches Geschenk soll es sein? Es gibt zahlreiche Ideen für schöne und originelle Mitarbeitergeschenke.

Aus unserer Erfahrung hat es sich bewährt, bei der Ideensammlung und Planung folgende Punkte zu bedenken:

• Nicht nur ein großes Geschenk, sondern lieber eine Auswahl mehrerer kleiner Geschenke wählen - die Wahrscheinlichkeit, dass ein Geschenk genau den Geschmack aller Mitarbeiter trifft, ist sehr gering.
• Über die Zielgruppe klar werden: Welche Mitarbeiter arbeiten in meinem Unternehmen, wie ist die Altersstruktur, wie offen sind meine Mitarbeiter für ungewöhnliche Produkte?
• Verbrauchsgeschenke! Klar, es ist immer schön, unten den Geschenken auch Produkte zu haben, die der Mitarbeiter langfristig verwenden kann. Aber: Hochwertige Produkte zum Essen und Trinken sind immer noch der Renner & können bei Bedarf auch unter den Kollegen getauscht werden. Auch im Sinne der Nachhaltigkeit sind Verbrauchsgeschenke besser geeignet als z.B. der fünfte Antistressball, der dann doch ungenutzt in der Ecke liegen bleibt.
• Branding: Gerne, aber bitte mit Stil!
  Mitarbeiter freuen sich, wenn zu erkennen ist, dass das Geschenk von ihrem Unternehmen kommt. Alle Produkte mit einem aufdringlichen Branding zu versehen kann allerdings schnell den Eindruck erwecken, dass es sich eher um eine Werbemaßnahme für das Unternehmen als um ein Geschenk für die Mitarbeiter handelt. Hier ist weniger also oft mehr.
• Veganer an Bord, Glutenunverträglichkeit, Fruktoseintoleranz? Hier gilt: Es muss nicht alles für jeden verträglich sein (es schadet aber auch nicht), es sollten aber zumindest einzelne Bestandteile des Geschenks für Veganer und Mitarbeiter mit Unverträglichkeiten geeignet sein.
  
• Unser Geheimtipp: Der Überraschungseffekt - nichts sorgt für so viel Freude wie ein Geschenk, mit dem man nicht gerechnet hat. Gerade als Dankeschön und Zeichen der Wertschätzung ist ein unerwartetes Geschenk, das direkt nach Hause geschickt wird, ein ganz besonderes Highlight.

Ihr sucht ganz konkrete Ideen für ein Mitarbeitergeschenk? Dann stöbert doch gerne mal bei unseren Geschenkboxen. Alternativ schicken wir euch gerne Angebote aus unseren bestehenden Boxen für Firmenkunden oder erstellen euch ein individuelles Angebot. Nutzt für beide Optionen ganz unkompliziert unser B2B-Kontaktformular.

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